Etkinlik planlamasının saçayağı
Etkinlik planlamak için yola çıktığımızda bizi başarıya taşıyacak üç temel unsuru inceleyelim.
Kurumun; misyonunun, vizyonunun, ilkelerinin ve hedeflerinin belirlenmesi
Etkinlik planlamanın ilk şartı, kurumun, misyonunu, vizyonunu, ilkelerini, amaçlarını ve hedeflerinin belirlenmiş olup olmadığını kontrol etmektir. Bir eksik varsa tamamlamalı yanlış varsa doğrusu belirlenip buna uygun bir program oluşturmalıdır. Kurum hedeflerini belirlenmişse, uygun etkinliğe karar verilebilir fakat belirlenmemişse, önceliği buna vermelidir. Kurumun misyonu ifadesi kurumun varlık sebebini ortaya koyar, kurumun vizyonu ise kurumun hizmetleri ve ürünleri anlamında gelecekteki talepleri nasıl karşılayacağını ifade eder.
İlkelere baktığımızda kurumun davranışlarını ve politikasını belirleyen faktörleri ifade ettiğini görürüz. İlkeler tüm kurum tarafından benimsenmeli ve ortak değerleri oluşturmalıdır. Kurumun amaçları bir bütün olarak kurumun yönünü belirler.
Kurum içindeki acil sorunların çözümü, uzun vadede uygulanabilecek projeler, kurumun amaçlarına örnektir. Kurumun hedefleri söz konusu olunca misyon ve amaçlar gözden geçirilir, zaman faktörü değerlendirilir ve her amaç için performans ölçütü bulunup, hedef saptanır. Kurumun hedefine uygun bir etkinlik planladığınız takdirde, kurumun imajına ve kurumun itibarına artı puan sağlamış olursunuz. Örneğin kurumun hedefi pazara yeni girecek olan bir ürünü hedef kitlesine tanıtmaksa buna uygun bir lansman yapması gerekir. Yapılacak olan etkinlik, kurumun ilkeleri ve amaçlarıyla örtüşmelidir. Etkinlik yönetenlerin kurumu çok iyi analiz etmeleri gerekir. Kurumun güçlü ve zayıf yanları ile fırsatlar ve tehditlerine hâkim olmalı, rakiplerini ve pazarını iyi tanımalı, şirketin çalışanları hakkında fikir sahibi olmalı (yarı-tam zamanlı çalışanlar, üniversite-lise mezunu), şirketin yapısındaki karışıklıktan yâda basitlikten haberdar olmalıdır. Etkinlik kararıyla birlikte kurum ile ilgili araştırmalar ve gerekli çalışmalar yapıldıktan sonra, etkinliğe kimlerin katılması gerektiğine karar verilmelidir.
Kurumun; sosyal paydaşları ve kimlikleri
Etkinliğin yapılabilmesi etkinliğe katılacak olan sosyal paydaşların belirlenmesi ile mümkündür. Sosyal paydaşlar her kurum için farklılık gösterdiği gibi her etkinlik için de farklılık gösterir. Bazı kurumlar için sosyal paydaşlar; tedarikçiler, çalışanlar, yatırımcılar ve medya iken bazıları içinse milletvekilleri, akademisyenler, sivil toplum örgütleri, işadamları veya hepsi olabilir. Kurum için sosyal paydaşların tanımı yapılmalı ve yapılan etkinliğin amacıyla birlikte sosyal paydaşların arasından seçim yapılmalıdır. Örneğin çalışanların performansının arttırılmasını hedefleyen bir kurumun planlanan eğitim etkinliğin de sosyal paydaşlarının içinden kurum içi çalışanlarını seçmesi gerekir.
Kurumlarda farklı kültür mozaiğine sahip bireyler vardır ve bir arada bulunmalarının sebebi kurum içindeki görevleridir. Etkinlik planlarken bu farklı kültürdeki insanların yaşantıları göz önünde bulundurulmalı, sosyal paydaşların beklentileri ve ihtiyaçlarını karşılamalı ve herkes için ortak bir paydada buluşulmalıdır. Etkinlikte verilmek istenen mesaj, katılımcıların hepsi tarafından algılanmalıdır. Bu yüzden etkinliğin amacı doğrultusunda katılımcıların analizinin doğru yapılması gerekir.
Etkinlik planının tedarikçi firmaları
Kuruluş, yıldönümü, roadshow, bayi toplantısı, konferans, fuar, lansman, sponsorluk aktiviteleri, basın gezileri, ödül törenleri, kurum içi iletişime yönelik aktiviteler… Vs. Kurumunuzun hedefi doğrultusunda uygun etkinliği seçebilirsiniz fakat planlanan etkinliğin içeriğine bağlı olarak, etkinlik yöneticisinin destek alması gereken konular vardır. Oteller, ulaşım sağlayan şirketler, dekorasyon firmaları, katering şirketleri veya restaurantlar… vs gibi etkinlik tedarikçileri olan firmalar, etkinliğin başarısını arttıracak olan faktörleri belirler. Örneğin etkinlik için kullanılacak araçların kalitesi, kaç araç kullanılacağına dair bilgiler, gerekirse aracın süslemesi gibi konuların maliyetlerinin hesaplanması ve detaylarının düşünülmesi gerekir.
Etkinlik için doğru zaman, medyanın ilgisini çekecek güçlü bir haber, doğru mekân, doğru katılımcı ve uygun bir bütçe gerekmektedir. Etkinliğin başarısına yön veren yapı taşı ise belirlenen hedef kitleye verilecek olan etkili mesajdır. Etkinlik yönetenlerin görevi etkinlik planını oluşturmanın yanında bu planı uygulamak ve başarısını, performansını ölçmektir bu nedenle etkinlik esnasında da kontrolü elinden bırakmamalı ve etkinliğin başarısını ölçmek için değerlendirebilir veriler ortaya çıkarmalıdır.
Son olarak bütün bu süreci yönetirken hafızanıza güvenmek yerine yapılacaklar listesini hazırlamanızda fayda var. Etkinlik planlarken elinizin altında bulunması gereken sihirli yapılacaklar listesi ise işte.
1.ADIM: ETKİNLİĞİ PLANLA VE BÜTÇE OLUŞTUR
• Kurumun amaçları ve hedeflerinin belirlenmesi
• Önceden yapılan etkinlikle uyumlu olmasını sağlamak ve rakiplerin yapmış olduğu etkinliği incelemek
• Kurumun sosyal paydaşlarının belirlenmesi ve tanımlanması
• Kurumun etkinliğine kimlerin (sosyal paydaşlar)katılacağına karar verilmesi
• Etkinliğin mesajını belirlemek
• Etkinlik için ajanda hazırlanması ve zaman çizelgesinin oluşturulması
• Etkinliğin geçeceği yeri belirleme
• Etkinlik bütçesini oluşturmak, maliyet hesabını çıkarmak
2.ADIM: ETKİNLİKTE Kİ DETAYLARI BELİRLE
• Etkinlik için sözleşme imzalanması
• Etkinlik için ilk duyurunun yapılması
• Broşür/ davetiye dağıtımı
• Katring şirketi/restaurant menü seçimi
• Aktivite/eğlence seçimi
• Dekorasyon firması/çiçekçi seçimi
• Özel efekt firmaları/ses/görüntü/sahne ışıklandırma
• Kalınacak yer ayarlaması/otel seçimi
• Ulaşım araçlarının seçimi(otobüs-uçak-özel araba)
• Katılımcılar için hediyeler/promosyon ürünlerin seçimi
• Güvenlik/ambulans/nakliye firmalarının ayarlanması
• Katılımcıların onayını almak
• Ajandanı ve zaman çizelgeni tamamla
3.ADIM: ETKİNLİKTEKİ GÖREVLİ SEÇİMİ
• Etkinlikte görev alacakların listesini oluştur
• Zaman çizelgesine göre çalışanların görev listelerini hazırla
• Eğitmen/konuşmacının belirlenmesi
• Canlı performanslar(stand-up, dans, ses sanatçısı,sunucu)
• Ekipman ve yiyecek,içecek listesinin onayını al
• Kimlik kartlarının ve rozetlerin hazırlanması
4.ADIM: ETKİNLİK SIRASINDA
• Gösteri ekipmanlarını kur
• Yön gösteren levhaları oluştur
• Karşılama için görevlileri hazırla
• Güvenlik için son kontrolleri yap
• Çalışanların ajanda ve görev çizelgesini onayla
• Geliştirme formları dağıt
• Uğurlama için görevlileri hazırla
5.ADIM: ETKİNLİK SONRASI
• Çalışanlarına tüyolar ver
• Kiralanan ve ödünç alınan ekipmanları dağıt
• Basında nasıl yer aldığını kontrol et
• Katılımcılara teşekkür mektubu yolla
• Dağıttığın geliştirme raporunu dağıt ve performansını incele
