Elbette halkla ilişkilerde başarının ön koşulu, halkla ilişkilerin bütün aşamalarında titiz davranmak ve gerekleri yerine getirmektir. Halkla ilişkilerde başarıya koşarken ihtiyacını olan bilgileri özetle size hatırlatmayı amaçlayan kısa bir sunum hazırladık. Umarım işinize yarar.

Satış fırsatlarına odaklan
Halkla ilişkiler uzmanı olarak öncelikle şirketin, iş ve pazarlama stratejilerini doğrudan destekleyecek biçimde uyarlanmış PR girişimlerine odaklan, satış takımını doğrudan destekle. Bu doğrultuda, satış takımının müşteri tatminini sağlamasına yardımcı olacak ve müşteriyi yeni satışlara yakınlaştıracak biçimde sonuç getirmesi planlanan halkla ilişkiler taktikleri ve kampanyaları geliştir.

Zamanı verimli işlere ayırmak için teknolojiyi kullan

Günümüzde zamanla yarışıldığı için daha iyi ve kolay iş yapabilmeyi sağlayan pek çok teknolojik donanım ve altyapı mevcut. Öyle görünüyor ki, bilgi ve bilişim sistemlerinin öneminin artmasıyla bu alanda gerçekleştirilen çalışmalar ve araştırma teknolojilerine yapılan yatırımlar hızla devam edecek…

Dolayısıyla durgunluk süresince medya ve müşterilerle temas kurarken Facebook’tan Twitter’a kadar üyesi olduğun düşük maliyetli tüm sosyal networkleri kullanabilirsin. Ama bu demek değildir ki, kriz bittiği vakit geleneksel iletişim yöntemlerine dönebilirsin. Günümüzde PR stratejisini oluştururken İnterneti ve dijital medyayı iletişim planının dışında tutan bir PR uzmanı halkla ilişkiler bütçesini etkili ve verimli kullandığı konusunda bir kere daha düşünmelidir.

Halkla İlişkiler önceliklerinden taviz verme
Ekonomik durgunluk dönemlerinde boşa zaman harcamak, para kaybetmekle eş değerken, zamanı doğru kullanmak ve hızlı hareket etmek bir an önce toparlanıp olumsuz durumdan çıkışta bir anahtardır. Boşa zaman harcamamak için herhangi bir halkla ilişkiler çalışmasına karar verirken ve sorumluluk alırken elde etmek istenilen nedir? Başarı için bu gerekli midir, çalışmanın ürün ya da hizmete sağlayacağı fayda ne? Kurumsal itibarımı ne yönde destekleyecek, yoksa bu çalışma eğlence olsun diye denenebilecek bir şey mi? Tüm bunların üzerinde dikkatlice düşünmeli ve ona göre hareket etmelisin.

Mevcut personele yatırım yap onları eğit

Her organizasyon, sermaye sahiplerinin para akıttığı bir havuza sahiptir. Bu bakımdan ekonomik durgunluk dönemlerinde finansal kaynakları daha etkili ve verimli kullanabilmek adına kurum içi halkla ilişkilere ve eğitimlere ağırlık ver. Asistanlar ve mevcut personel için gerek şirket içinde, gerek de şirket dışında eğitim fırsatları yarat. Personelin niteliğini artır. Bunun, zaman içerisinde iş sonuçlarına ve işin kalitesine olumlu olarak yansıyacağını unutma.
Eğitim demişken;
İDA’nın London School of Public Relations (LSPR) işbirliği ile sektör çalışanları ve sektöre girmeyi planlayanlara yönelik olarak düzenlemiş olduğu “Stratejik İletişim Eğitim Programı” ile BI’E(Bersay İletişim Enstitüsü)’nin vermiş olduğu İletişim’de mükemmellik, İletişim’de profesyonellik programları ve Estetik Seminerleri ve Talimhane eğitimlerini incelemek yararlı olacaktır.

Neye ve kime ihtiyacın var, tam olarak belirle

Editoryal araştırmalar üzerinde biraz zaman harcamak, her hangi bir telefon görüşmesi öncesinde, halkla ilişkiler uzmanına bilgi edinmesi noktasında yardımcı olacaktır. Halkla ilişkiler uzmanı olarak, veri tabanında kayıtlı olan editörler arasında hangileri şu ana kadar aramalarına olumlu yaklaşmış ve geri dönmüş kimler ilgilenmemiş, onları tam olarak belirle. Bu sayede tahmini on tane telefon görüşmesi yapmak ve zaman kaybetmek yerine istenen sonuca ulaştıracak kişilerle temas kurmuş olursun.

Ayrıca kriz döneminde gazetelerin kadroları da sık sık değişime uğrar. Kim kimin yerini doldurmuş bunu takip edebilmek için veri tabanı sürekli güncellenmelidir. İşten ayrılan gazetecilerle ilişkilerini koparmamaya çalış, kriz sonrası başka bir yerde işe başlayacaklarını unutma ve ilişkilerini sıcak tut.

Karını yüksek oranda tutmanı sağlayacak fırsatları ara

Yapacağın her çalışmayı dikkatli bir şekilde seç, tasarla. Çalışmanın, kuruma ve paydaşlara sağlayacağı faydanın çok yönlü analizini yap ve kısa dönemde sonucunu alınabileceğin hususunda emin olduğun bir tanesine yönel.

Pahalı etkinliklere biraz ara ver

Bir halkla ilişkiler profesyoneli, ekonomik açıdan durgunluk dönemlerinde maliyetli ve zaman alan halkla ilişkiler etkinliklerine yapılması zorunlu olmayan büyük yatırımlar mantığıyla yaklaşmalıdır. Trendler de gösteriyor ki, daha pahalı ve zaman alan canlı tanıtım etkinlikleri ve kampanyalar yerine web tabanlı kullanılan seminerler, podcastler ve videolar gibi uygun maliyetli sanal etkinlikler kullanmak gittikçe artan oranda tercih edilmektedir.

Dolayısıyla kurumun ileteceği önemli haberler olduğunda medya iletişimini doğru ve etkili bir biçimde kullanmak adına gazetecilerle bire bir temas kurman etkili olacaktır. Yapılacak bire bir görüşmelerin sonucunda elde edilecek etki, uzun ve pahalı basın konferansları ve basın turlarının yaratacağı etki ile eş değerdedir. Yeter ki, anlattığın öykü doğru, açık ve samimi olsun.

Hızlı ve ekonomik araştırma yöntemlerini bul ve kullan

Sürprizlerle karşılaşmamak adına kurumsal itibar araştırmaları yaptırmanın yanında düzenli olarak pr çalışmalarının medyadaki yansımalarını, etkililiğini ve verimliliğini ölçen ölçümleme hizmetlerinden yararlanmalısın. Bu anlamda, ERA Research & Consultancy ve Vedea Veri Değerlendirme ve Analiz Ltd. Şti’nin birlikte geliştirdiği özgün bir raporlama modeli olan prsmr ile vedea’nın özel olarak geliştirmiş olduğu pryolu, pranaliz ve prmetre raporları aradığın yanıtları bulmana yardım edecektir.

Kötü haberlere göğüs ger ve onlarla mücadele et

Krizden ötürü piyasalarda ve sektörde yaşanan olumsuz gelişmeler yanıtlanması gereken pek çok soruyu beraberinde getirir. Medyada çıkan kuruma ve sektöre yönelik olumsuz haberlere yanıt vermekte gecikmemek, hızlı hareket etmek için ekstra çaba sarf etmen gereken günler olacaktır. Halkla ilişkiler uzmanı olarak pazardaki ve piyasadaki değişimlere açık olmalı ve sektörü yakından takip etmelisin. Her zaman, bir B,C planın olmalı.

Tüm bunları harfiyen uygulamak çok da kolay olmasa gerek. Ancak atılan her adım beraberinde yeni başlangıçları ve fırsatları getirecektir.
Krizin dostunuz olması dileğiyle…

Yararlanılan kaynaklar:
http://us.cision.com/campaigns/2009_pr_stimulus_1/request.asp“How to Do More With Less PR Budget”
PR Plus, MediaCat, ücretsiz ek, Mart 2009.

Kurumun; misyonunun, vizyonunun, ilkelerinin ve hedeflerinin belirlenmesi
Etkinlik planlamanın ilk şartı, kurumun, misyonunu, vizyonunu, ilkelerini, amaçlarını ve hedeflerinin belirlenmiş olup olmadığını kontrol etmektir. Bir eksik varsa tamamlamalı yanlış varsa doğrusu belirlenip buna uygun bir program oluşturmalıdır. Kurum hedeflerini belirlenmişse, uygun etkinliğe karar verilebilir fakat belirlenmemişse, önceliği buna vermelidir. Kurumun misyonu ifadesi kurumun varlık sebebini ortaya koyar, kurumun vizyonu ise kurumun hizmetleri ve ürünleri anlamında gelecekteki talepleri nasıl karşılayacağını ifade eder.
İlkelere baktığımızda kurumun davranışlarını ve politikasını belirleyen faktörleri ifade ettiğini görürüz. İlkeler tüm kurum tarafından benimsenmeli ve ortak değerleri oluşturmalıdır. Kurumun amaçları bir bütün olarak kurumun yönünü belirler.

Kurum içindeki acil sorunların çözümü, uzun vadede uygulanabilecek projeler, kurumun amaçlarına örnektir. Kurumun hedefleri söz konusu olunca misyon ve amaçlar gözden geçirilir, zaman faktörü değerlendirilir ve her amaç için performans ölçütü bulunup, hedef saptanır. Kurumun hedefine uygun bir etkinlik planladığınız takdirde, kurumun imajına ve kurumun itibarına artı puan sağlamış olursunuz. Örneğin kurumun hedefi pazara yeni girecek olan bir ürünü hedef kitlesine tanıtmaksa buna uygun bir lansman yapması gerekir. Yapılacak olan etkinlik, kurumun ilkeleri ve amaçlarıyla örtüşmelidir. Etkinlik yönetenlerin kurumu çok iyi analiz etmeleri gerekir. Kurumun güçlü ve zayıf yanları ile fırsatlar ve tehditlerine hâkim olmalı, rakiplerini ve pazarını iyi tanımalı, şirketin çalışanları hakkında fikir sahibi olmalı (yarı-tam zamanlı çalışanlar, üniversite-lise mezunu), şirketin yapısındaki karışıklıktan yâda basitlikten haberdar olmalıdır. Etkinlik kararıyla birlikte kurum ile ilgili araştırmalar ve gerekli çalışmalar yapıldıktan sonra, etkinliğe kimlerin katılması gerektiğine karar verilmelidir.

Kurumun; sosyal paydaşları ve kimlikleri

Etkinliğin yapılabilmesi etkinliğe katılacak olan sosyal paydaşların belirlenmesi ile mümkündür. Sosyal paydaşlar her kurum için farklılık gösterdiği gibi her etkinlik için de farklılık gösterir. Bazı kurumlar için sosyal paydaşlar; tedarikçiler, çalışanlar, yatırımcılar ve medya iken bazıları içinse milletvekilleri, akademisyenler, sivil toplum örgütleri, işadamları veya hepsi olabilir. Kurum için sosyal paydaşların tanımı yapılmalı ve yapılan etkinliğin amacıyla birlikte sosyal paydaşların arasından seçim yapılmalıdır. Örneğin çalışanların performansının arttırılmasını hedefleyen bir kurumun planlanan eğitim etkinliğin de sosyal paydaşlarının içinden kurum içi çalışanlarını seçmesi gerekir.
Kurumlarda farklı kültür mozaiğine sahip bireyler vardır ve bir arada bulunmalarının sebebi kurum içindeki görevleridir. Etkinlik planlarken bu farklı kültürdeki insanların yaşantıları göz önünde bulundurulmalı, sosyal paydaşların beklentileri ve ihtiyaçlarını karşılamalı ve herkes için ortak bir paydada buluşulmalıdır. Etkinlikte verilmek istenen mesaj, katılımcıların hepsi tarafından algılanmalıdır. Bu yüzden etkinliğin amacı doğrultusunda katılımcıların analizinin doğru yapılması gerekir.

Etkinlik planının tedarikçi firmaları

Kuruluş, yıldönümü, roadshow, bayi toplantısı, konferans, fuar, lansman, sponsorluk aktiviteleri, basın gezileri, ödül törenleri, kurum içi iletişime yönelik aktiviteler… Vs. Kurumunuzun hedefi doğrultusunda uygun etkinliği seçebilirsiniz fakat planlanan etkinliğin içeriğine bağlı olarak, etkinlik yöneticisinin destek alması gereken konular vardır. Oteller, ulaşım sağlayan şirketler, dekorasyon firmaları, katering şirketleri veya restaurantlar… vs gibi etkinlik tedarikçileri olan firmalar, etkinliğin başarısını arttıracak olan faktörleri belirler. Örneğin etkinlik için kullanılacak araçların kalitesi, kaç araç kullanılacağına dair bilgiler, gerekirse aracın süslemesi gibi konuların maliyetlerinin hesaplanması ve detaylarının düşünülmesi gerekir.
Etkinlik için doğru zaman, medyanın ilgisini çekecek güçlü bir haber, doğru mekân, doğru katılımcı ve uygun bir bütçe gerekmektedir. Etkinliğin başarısına yön veren yapı taşı ise belirlenen hedef kitleye verilecek olan etkili mesajdır. Etkinlik yönetenlerin görevi etkinlik planını oluşturmanın yanında bu planı uygulamak ve başarısını, performansını ölçmektir bu nedenle etkinlik esnasında da kontrolü elinden bırakmamalı ve etkinliğin başarısını ölçmek için değerlendirebilir veriler ortaya çıkarmalıdır.

Son olarak bütün bu süreci yönetirken hafızanıza güvenmek yerine yapılacaklar listesini hazırlamanızda fayda var. Etkinlik planlarken elinizin altında bulunması gereken sihirli yapılacaklar listesi ise işte.

1.ADIM: ETKİNLİĞİ PLANLA VE BÜTÇE OLUŞTUR

• Kurumun amaçları ve hedeflerinin belirlenmesi
• Önceden yapılan etkinlikle uyumlu olmasını sağlamak ve rakiplerin yapmış olduğu etkinliği incelemek
• Kurumun sosyal paydaşlarının belirlenmesi ve tanımlanması
• Kurumun etkinliğine kimlerin (sosyal paydaşlar)katılacağına karar verilmesi
• Etkinliğin mesajını belirlemek
• Etkinlik için ajanda hazırlanması ve zaman çizelgesinin oluşturulması
• Etkinliğin geçeceği yeri belirleme
• Etkinlik bütçesini oluşturmak, maliyet hesabını çıkarmak

2.ADIM: ETKİNLİKTE Kİ DETAYLARI BELİRLE

• Etkinlik için sözleşme imzalanması
• Etkinlik için ilk duyurunun yapılması
• Broşür/ davetiye dağıtımı
• Katring şirketi/restaurant menü seçimi
• Aktivite/eğlence seçimi
• Dekorasyon firması/çiçekçi seçimi
• Özel efekt firmaları/ses/görüntü/sahne ışıklandırma
• Kalınacak yer ayarlaması/otel seçimi
• Ulaşım araçlarının seçimi(otobüs-uçak-özel araba)
• Katılımcılar için hediyeler/promosyon ürünlerin seçimi
• Güvenlik/ambulans/nakliye firmalarının ayarlanması
• Katılımcıların onayını almak
• Ajandanı ve zaman çizelgeni tamamla

3.ADIM: ETKİNLİKTEKİ GÖREVLİ SEÇİMİ

• Etkinlikte görev alacakların listesini oluştur
• Zaman çizelgesine göre çalışanların görev listelerini hazırla
• Eğitmen/konuşmacının belirlenmesi
• Canlı performanslar(stand-up, dans, ses sanatçısı,sunucu)
• Ekipman ve yiyecek,içecek listesinin onayını al
• Kimlik kartlarının ve rozetlerin hazırlanması

4.ADIM: ETKİNLİK SIRASINDA

• Gösteri ekipmanlarını kur
• Yön gösteren levhaları oluştur
• Karşılama için görevlileri hazırla
• Güvenlik için son kontrolleri yap
• Çalışanların ajanda ve görev çizelgesini onayla
• Geliştirme formları dağıt
• Uğurlama için görevlileri hazırla

5.ADIM: ETKİNLİK SONRASI

• Çalışanlarına tüyolar ver
• Kiralanan ve ödünç alınan ekipmanları dağıt
• Basında nasıl yer aldığını kontrol et
• Katılımcılara teşekkür mektubu yolla
• Dağıttığın geliştirme raporunu dağıt ve performansını incele

Küresel kriz nedeniyle aldığımız kararların iletişimini yaparken farklı mesajların, farklı hedef kitlelere iletilmesi gerekecek işte bu noktada çözmemiz gereken problemleri doğru tanımlamamız gerekli. Hissedarlarımız, çalışanlarımız, bayilerimiz, müşterilerimiz, potansiyel müşterilerimiz, tüketiciler ve kamuoyu ile bu yeni durum karşısında çözmemiz gereken problemler neler? Problemleri tespit edebilmek Krizden en az zararla çıkabilmenin en önemli şartı. Vakit kaybetmeden, çözmemiz gereken problemlerin detaylarına ilişkin verileri toplamak ve sağlıklı bir analiz yapabilmek gerekiyor. Bunun için de araştırma yöntemlerini kullanmak Odak grup çalışmaları ve birebir mülakatlarla veri toplamak gerekli olacaktır. Bu konuda yetişmiş kadrolarınız yoksa hemen TNS-PR gibi kendini kalitatif araştırmalarda da kanıtlamış yetkin bir araştırma şirketi ile irtibata geçmelisiniz.
Küresel kriz ortamında Rekabet analizi yapmalısınız. Rakiplerinizin kriz ortamında vermeye çalıştığı mesajları da takip etmelisiniz.
Sahada durum ne? Satış kanallarımız, bayi örgütlenmemiz, market raflarında durumumuz rakiplere oranla nasıl seyrediyor? Lojistik olarak iletişim yönelimimizin taşıdığı mesajları destekleyebilecek miyiz? Rakipler kriz ortamında yıllık iletişim bütçelerinde kısıntıya gitti mi? Peki rakiplerimiz bu yeni koşullar altında mesajlarını değiştirdiler mi? Rakiplerin mesajlarını analiz etmek, hedef kitle algısında örtüşecek mesajlardan kaçınmak gerekecektir. Eğer Ajans Press, PrNet ya da MTM gibi bir medya takip ajansıyla çalışmıyor ya da rakiplerinizle ilgili medya takibi almıyorsanız hemen bu konuda hizmet almaya başlamalısınız.
Hedef kitle analizi yapmalısınız. İletişimde bulunacağımız her bir hedef kitle için ayrı ayrı ve detaylı analizlere ihtiyacınız var.
Kime hangi mesajı nerede ve nasıl vermeliyim? Soru üçlemesine mutlaka cevap aramalıyız. Bu dönemde hissedarlara yönelik verdiğimiz mesaj bayilerimiz veya çalışanlarımız tarafından nasıl algılanacağını biliyor olmamız ona göre hareket etmemiz gerekir. Bu yüzden mesaj ileteceğimiz her hedef kitle ile hangi mecralar vasıtasıyla iletişimde olmalıyız mesajımızın dili ne olmalı nasıl algılanacağımız gibi önemli sorulara cevap bulduğumuz ayrıntılı hedef kitle analizlerine ihtiyacımız var. Büyük bütçeli ve zaman alacak olan araştırmalar yerine çok küçük bedellerle edineceğiniz “PRyolu” raporları size ihtiyacınız olan bu bilgiyi sağlamada yeterli olacaktır.
Hedef kitle etkili iletişim araç ve yöntemlerini belirlerken yeni özgün koşulları da dikkate almalısınız.
Artık yaratıcılığın sınırlarını zorlama zamanı. Reklam ve PR ajanslarınla toplantı yapıp bu dönemde onlarla çalışmaya devam edeceğinizi ancak onlardan daha yüksek performans beklediğinizi anlatın. Hedef kitlelere erişim yöntemleri ve mesajlar için yenilikçi fikirlerine ihtiyacınız var. Ancak sakın “PRyolu” raporunun size önerdiği çerçeveden çıkmayın. Bu raporun hedef kitlelerinizin medya yönelimleri ile ilgili sağlıklı bilgiler sunduğunu unutmayın.
Krizin reel ve psikolojik etkilerini ayrıştır. Hedef kitle ile empati kurarak mesajlarında bu ayrımı dikkate almalısınız.
Her krizin reel etkilerinin yanında baş etmemiz gereken psikolojik etkileri de vardır. Reel etkiler yokmuş gibi davranmamalı ama psikolojik etkileri iyi tanımlamalıyız.
İletişimin sürekliliği ilkesini unutma ve iletişimin sıklığını arttırmalısınız.
Olağanüstü durumlarda insanlar daha çok uyarıcı ile karşı karşıyadır bu yüzden de algı ve yönelim çok daha hızlı ve sürekli değişim halindedir. Bir iletişim başarısı ile sağladığımız olumlu etki kısa sürede etkinliğini yitirebilir. Bu yüzden olağan üstü dönemlerde iletişimimizde sıklığı arttırmamız gerekir.
Bu yazı size kriz ortamında yeni masraf kapıları açıyor diye düşünmeyin önerilen bilgi yatırımları düşük bütçelerle gerçekleştirilebilir. Ancak yeterli bilgi desteği olmadan verilen karalar yüzünden krizle baş edememenin maliyeti çok daha yüksek olacaktır.

Gözleriniz kapalı hedefinizi yakalayabilir misiniz?
Planlama yapmadan hareket etmek, gözler kapalı hedefe koşmakla gibidir. Körebe oynamak çok eğlencelidir elbette fakat iş dünyasında bu oyun size büyük kayıplar getirebilir. Bu kayıpların olmaması için planlamaya önem vermeli yani gözlerimizi açık tutmalıyız. Önlenebilir risklere girmenin anlamı var mı? Bu kural bütün yönetsel fonksiyonlar için geçerli. İletişimde de durum aynı.
İletişim için yola çıktığımızda işe başlamadan önce oturup bazı sorulara cevaplar aramalıyız. Ne için? Neden? Hangi kaynaklar kullanılacak? Ne zaman yapılacak? Kimler için yapılacak? Vermek istediğimiz mesaj nedir? İşte bu sorulara verilecek cevaplar doğrultusunda kendimize bir plan oluşturacağız. Cevaplarımız konumuza göre farklılık gösterebileceği gibi bazen bir iki sayfada bitebilir, bazen de elli sayfa sürebilir. Önemli olan sorularımızın cevaplarını dikkatlice düşünmek ve hedefe odaklanmaktır. Aksi halde körebe oynar dururuz.

Planlama yaparken kendimizi sorgulamamız gerekir. Sorgulama aşamasında hem şirketimizin durum saptamasını yapıyoruz hem de gerekli verileri araştırıyoruz. Şirketimizin hedefi nedir? Hedefine yakın mı uzak mı? Rakiplerle kendimizi kıyaslamamız lazım. Pastanın büyük dilimi kimin? Zayıf yönlerimiz ve güçlü yönlerimiz nelerdir? Hedef kitlemiz veya hedef kitlelerimiz kimlerdir? Bu sorgulama esnasında şirketimizin durumu ortaya çıkıyor ve araştırma sayesinde yönümüzü belirleyebiliyoruz.
RUBİK KÜP BİZİM HEDEF KİTLEMİZ
Çocukluk dönemlerimizden hatırlayacağımız renkli bir küp vardı. Bütün renkleri (yeşil, mavi, kırmızı, beyaz) kapsayan bir küp fakat oyunu amacı bir rengi aynı yerde toplayabilmekti. Küpün bir yanı sarı, diğer yanı mavi, altı yeşil, üstü kırmızı olmalı gibi…
Şirketimizin hedef kitlesini bu küpteki gibi renk renk ayrıştırması ve onlara göre hareket etmesi gerekir. Hedef kitle sadece müşterilerle sınırlı değildir. Bayiler, yatırımcılar, medya da sizin hedef kitleniz içinde olabilir. Önemli olan hedef kitlenizin iyi tanımlanmasıdır.
Hedef kitle ince ayrıntılarıyla incelenmelidir. Yaşı, cinsiyeti, eğitimi gibi demografik özelliklerinin yanında yaşam tarzı da incelenmelidir. Boş zamanlarında neler yapar veya teknolojiye ilgisi var mı gibi sorularla hedef kitlemizden daha ayrıntılı bilgiler toplayarak onu daha iyi tanımlama fırsatı bulabiliriz.
Örneğin “25 yaş ve üstü, yüksekokul veya üzeri eğitimli, AB ses grubunun içinde, kentsel yerleşim yerlerinde yaşayan, kadın veya erkekler, cep telefonu ve kamera kullanıyor” diye tanımlarsak hedef kitlemizi daha verimli bir çalışma yapabilir ve planlama yolunda çıkabilecek hata payımızı küçültebiliriz. Tanımlanmamış bir hedef kitle şirketinize fayda değil zarar sağlar.
HEDEFE YÖNELİK MESAJ VERMEK
Hedef kitlemizi tanımladıktan sonra onlara uygun olan mesajı seçmeliyiz. Mesajımızın açık ve net olması gerekir.Hedef kitle müşteriler, çalışanlar, bayiler ya da yatırımcılar olabilir. Bütün hedef kitlemize aynı mesajı vermek yanlış olacaktır ve bizi iyi bir sonuca götürmeyecektir. Hedef kitlelere tek bir mesaj yerine, bunları özelleştirerek hedef kitlenin her birine farklı mesajlar vermek daha akılcı bir çözüm olacaktır.

PLANLI BİR İLETİŞİM
Hedef kitleye uygun mesajı belirledikten sonra kendimize bir iletişim aracı bulmamız gerekmektedir. İletişim aracını seçerken de anahtarımız hedef kitle olacaktır. Hedef kitlemizin gazete veya dergi okuma alışkanlığı var mı? Gazetenin hangi bölümlerine önem veriyorlar? Örneğin yurttan haberler, spor ya da kültür sanat olabilir. Dergiler içinse aylık dergiler mi yoksa haftalık dergiler mi? Hedef kitlenin internet kullanma alışkanlığı var mı? Varsa sohbet için mi kullanıyor? Oyun için mi? İnternette gazete okuyor mu?
Bu soruların cevaplarını bulmak için konusunda uzman olan şirketlerden “PRyolu” raporları alabiliriz. Elde edeceğimiz veriler yardımıyla iletişim kanalımıza ulaşabiliriz. Hedef kitlemizin tercih ettiği gazeteyi veya dergiyi bilirsek onlara mesajımızı daha kolay iletebiliriz. Eğer bunu bilmiyorsak büyük bir risk almışız demektir çünkü mesajın yanlış kanalda olduğu için hedef kitlene ulaşamamış olabilir. Bu yüzden uzmanlardan yardım istemek daha yararlı olacaktır.
Planlama yapmak zor bir iştir ve doğru yapıldığı takdirde sizleri başarıya götürür. Planlamanın anahtarı olan hedef kitlenin iyi takip edilmesi gerekir. Pazarda ki değişimler gibi hedef kitlenin yaşamı devamlı değişiklik göstermektedir. Hedef kitle farklı coğrafi bölgelere taşınabilir, evlenebilir, emekliye ayrılabilir veya boş zamanları için farklı faaliyetler edinebilir. Bundan dolayı bir kez planlama yapıp o plan üzerinden senelerce devam edemezsiniz. Planlama yaparken sürekli olmasına da dikkat etmeliyiz.
Uzun lafın kısası artık oyun oynama yaşını çoktan geçtik. Körebe oynayarak, işimizi şansa bırakamayız. İşimizde başarı sağlamak istiyorsak iyi bir planlama yapmalı ve bunu uygulayıp hedefimize ulaşmalıyız.

Anket web ortamında ve http://www.vedea.com.tr/anket/halkla-iliskiler.html adresinde gerçekleştirildi. Ankete katılımı arttırmak için katılan beş ajans ve beş kurum için PRyplu raporu hediye edileceği duyuruldu. Anketin iletişimi mail gruplarında ve mailing yoluyla yapıldı. Ankete katılan 57 kişi oldu.
Ankette yer alan sorular ve sorulara verilen yanıtlar:

1) Sizce, halkla ilişkilerin medya ayağında, medya planlaması yapmak,
a) Mutlaka gereklidir
b) Faydası dokunabilir
c)Gerekli değildir
d)Fikrim yok

2) Medya ile iletişiminizde şimdiye kadar planlama yaptınız mı?
a)Yaptık ve faydalı olduğuna inanıyorum
b)Yaptık ama bir faydasını göremedik
c)Yapmak isteriz fakat şimdiye kadar yapamadık
d)Yapmadık, çünkü faydasına inanmıyoruz

3) Halkla ilişkilerde medya planlaması, mesajlarınızın hedef kitlenize ulaşmasında size avantaj sağlar mı?
a) Evet, sağlar
b) Hayır, sağlamaz
c) Fikrim yok

4) Medya iletişim çalışmalarınızda, hedef kitle analizini göz önünde bulunduruyor musunuz? Bu çerçevede verimli sonuç alabiliyor musunuz?

a) Göz önünde bulunduruyoruz ve verimli sonuç alıyoruz.
b) Göz önünde bulunduruyoruz ancak, analizi yayın organlarıyla ilişkilendiremiyoruz
c) Hayır, hedef kitle analizini göz önünde bulundurmuyoruz

5) Medya ile ilişkilerde planlama yaptığınızda, sürecin çok daha etkin ve verimli olacağını düşünüyor musunuz?

a) Evet, düşünüyorum
b) Hayır, düşünmüyorum
c) Fikrim yok

Hedef kitlemizin ortalama gazete okuru ve ortalama internet kullanımı oranları bir birine çok yakındır.
Bu analiz yapılırken görüldüğü gibi ortalama bir hedef kitle tanımından yola çıkıldı. İnternet kullanımının daha yüksek olacağı; yaş, eğitim, İnternet aboneliği, bilgisayar sahipliği vs. kriterlerden uzak duruldu.
Hedef kitlemiz 1.935.000 kişi kadardır ve bunların yarısı İnternet üzerinden gazete okumaktadır. Hedef kitlenin % 15 kadarı dün gazete okumamış olmasına karşın, İnternet üzerinden gazete okumuştur.

Hedef kitlenin % 66’sı interneti araştırma ve inceleme için kullanırken % 51’ haber takibi için kullanmaktadır.

Mesajınızı ve hedefinizi netleştirmeden planlamaya kalkışmanız:
İletişim planı yapabilmenin ilk koşulu, vermek istediğimiz mesajın ve bu mesajın kime verileceğinin netleştirilmesidir. Hedef kitlede belirsizlik ya da kime ulaşırsak kârdır zihniyeti ve mesajda kirlilik, belirsizlik ya da birçok mesajı birden verme telaşı, iletişim planınızın başarısızlığını garanti eder.

İletişimi medya ilişkilerinden ibaret görmeniz:
Kimi zaman iletişim planı yaparken, etkinlik iletişimi gibi iletişimin medya dışı alanlarını unuturuz ya da önemsemeyiz. Ama hedef kitlemizin yüzde kaçına gazete ve dergilerle ulaşabileceğinizi biliyor musunuz? İletişim planınızı hazırlamadan önce, siz en iyisi hedef kitle araştırması yaptırın ya da hem daha az maliyetli hem de hızlı ve güvenilir sonuç almak için PR planlama hizmeti veren bir firmadan “hedef kitle iletişim mecraları erişim oranları raporu” alın ve hedef kitlenizi tanıyın.

Kendi tercihlerinizle hedef kitle tercihlerini karıştırmanız:
Siz Milliyet gazetesini okuduğunuz için haberinizin Milliyet gazetesinde çıkması hoşunuza gidebilir. Ancak, hedef kitlenizin en çok okuduğu gazete Milliyet olmayabilir. Aynı şekilde, siz Akmerkez’de alışveriş yapıyorsunuz diye etkinlik için Akmerkez’i seçmek, hedef kitlenizle buluşamamak anlamına gelebilir. İkinci maddedeki önerimiz, bu madde için de geçerli.

Reklamınızı kullanarak haber olmaya çalışmanız:
Sakın nasıl olursa olsun çok olsun demeyin; aynı yayında yan yana yer alan reklam ve haber, her iki iletişim yönteminin de etkinliğini azaltabilir.

Bütün yayınlarda haber olma sevdasına düşmeniz:
Çoğunlukla hedef kitlenizin en çok okuduğu yayında çıkacak bir özel haber ya da röportaj, bütün yayınlarda yer almış bir bülten haberinden daha etkili olabilir. Tabii, önce hedef kitlenizin hangi yayını okumayı tercih ettiğini bilmelisiniz. Siz yine en iyisi bir PR planlama hizmeti veren firmadan “hedef kitle basın okurluk araştırması” alın ve hedef kitlenizin yayın tercih ve oranlarını öğrenin.

Bu tuzaklardan kaçınarak özenle hazırlanmış bir iletişim planı, işletmenizin gelecekteki başarısının garantisidir.